SECRETARIA EJECUTIVA Y LA COMUNICACIÓN

 LA SECRETARIA EJECUTIVA Y LA COMUNICACIÓN 

 La comunicación tiene una gran importancia en  el desarrollo de las funciones de una secretaria, es en esencia una de las principales características de la profesión. Debido a que continuamente transmitimos mensajes, órdenes o requerimientos de los directivos; negociamos, solicitamos y  acordamos en nombre de la empresa.

INTELIGENCIA EMOCIONAL:

La tan mentada Inteligencia Emocional es la aplicación psicológica de esta filosofía del ser humano. Las participantes al taller han podido tomar conciencia de que el ser humano es dueño de su propio mundo emocional, no olviden esto por favor. No son las cosas que suceden lo que nos perturba emocionalmente, sino nuestras interpretaciones de las cosas. Y nuestras interpretaciones dependen de nuestras creencias, estado de ánimo y experiencias precedentes. Realidades internas a nosotros que podemos regular y al regularlas, estamos regulando las emociones.

La inteligencia emocional implica y causa habilidades comunicativas específicas, como el manejo responsable del mensaje de relación implicado en toda comunicación y el Lenguaje Yo, es decir, una manera de comunicarse que asume la responsabilidad de nuestras emociones y busca asertivamente la solución de los conflictos, la satisfacción de necesidades, demandas y deseos.

Tanto la Inteligencia Emocional como las habilidades comunicativas confluyen en una herramienta de crecimiento y aprendizaje crucial para la empresa: la retroalimentación, tanto apreciativa como constructiva.

Elaborado por ILEN LÓPEZ SILVA 

TOMADO DE :

http://excellencecapacitacion.wordpress.com

http://books.google.com.co

LA SECRETARIA EJECUTIVA Y EL LIDERAZGO

 LA SECRETARIA EJECUTIVA Y EL LIDERAZGO 

Liderazgo es el conjunto de capacidades que una persona tiene para influir en un conjunto de personas, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo en el logro de metas y objetivos también. Se entiende como la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar a un grupo o equipo. En la administración de empresas el liderazgo es el ejercicio de la actividad ejecutiva en un proyecto, de forma eficaz y eficiente, sea éste personal, gerencial o institucional (dentro del proceso administrativo de la organización).

Implica que haya una persona (líder o no) que pueda influir y motivar a los demás (seguidores). De ahí que en los estudios sobre liderazgo se haga énfasis en la capacidad de persuasión e influencia. Tradicionalmente, a la suma de estas dos variables se le ha denominado carisma. Sin embargo, los estudios actuales en psicología y sociología han concluido que el carisma no tiene la importancia que históricamente se le había otorgado y que hay otros factores que son más determinantes a la hora de construir el liderazgo.

arece ser que poco a poco se impone un estilo de liderazgo que tiene en cuenta a las personas. Que comprende, integra, respeta las opiniones y habilidades. Un estilo flexible y abierto en el que las mujeres tenemos mucho que aportar.




Hacia los años ochenta se creía que la estructura piramidal en las organizaciones era insustituible. En este ambiente, la mujer se vio obligada a elaborar su propio esquema de liderazgo recurriendo en la mayoría de casos a la imitación del estilo masculino. Ello se debía en gran parte a la falta de otros modelos y la sensación de soledad en un mundo de hombres.
Pero las actitudes de rechazo al liderazgo autoritario y jerárquico basado en el modelo patriarcal van en aumento, en pos de una mayor creatividad, sensibilidad y comunicación. Poco a poco se impone un sistema de organización más horizontal, en el que la multitud de perspectivas merecen total respeto, en un espacio más amigable. De hecho se trata de una tendencia social que se impone tanto en el ámbito laboral, como en el resto.

Elaborado por ILEN LÓPEZ SILVA 

TOMADO DE http://gloria2011.blogia.com/2,

                         http://www.gruposyn.com.

que es la autoestima

AUTOESTIMA

Autoestima es la valoración, generalmente positiva, de uno mismo. Para la psicología, se trata de la opinión emocional que los individuos tienen de sí mismos y que supera en sus causas la racionalización y la lógica.

En otras palabras, la autoestima es un sentimiento valorativo de nuestro conjunto de rasgos corporales, mentales y espirituales que forman la personalidad. Dicho sentimiento puede cambiar con el tiempo: a partir de los cinco o seis años de edad, un niño comienza a formar el concepto sobre cómo es visto por el resto de la gente. El mantenimiento de una buena autoestima es imprescindible en cualquier psicoterapia, ya que suele constituirse como un síntoma recurrente en distintos problemas conductuales. Por eso, hay psicólogos que definen a la autoestima como la función del organismo que permite la autoprotección y el desarrollo personal, ya que las debilidades en la autoestima afectan la salud, las relaciones sociales y la productividad.

 Elaborado por ILEN LÒPEZ SILVA

Tomado de definición/autoestima

PERSONALIDAD DE LA SECRETARIA EJECUTIVA

Personalidad de la secretaria ejecutiva 

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.  Dentro de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes: 

Discreción.-  Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información que conoce.  

Adaptabilidad.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.

Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precaución y criterio.

Puntualidad.-  Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores encomendadas.

Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.

Limpieza y orden.-  Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina, archivos, armarios y estanterías en orden y limpios.

Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.

Cooperación.- El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de trabajo.

Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa. 

Buena voluntad.- Toda organización requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad. 

Dedicación.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe mostrar dedicación en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus quehaceres habituales.

Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su presentación debe ser impecable.

Previsión.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la organización.

Sinceridad.- La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir información correcta y verdadera a su jefe cuando este la solicite.

Buena educación.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compañeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.

tomado dehttp://www.iglesiaguadalupechetumal.com

elaborado por ILEN LÒPEZ SILVA

  

perfil de la secretaria ejecutiva

PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA 

 El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad.  

Perfil       

Personalidad equilibrada y preactiva. ·        

Autoestima positiva. ·        

Capacidad de adaptación a los cambios. ·        

Habilidades comunicativas y escucha activa. ·        

Capacidad de crear, innovar e implementar. ·        

Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades. ·        

Disposición para trabajar en equipo. ·        

Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria. ·        

Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas. ·        

Espíritu de superación. ·        

Flexibilidad        

Sentido de humor. ·        

Resistencia física y nerviosa. ·        

Agudeza visual. 

Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son: ·        

Técnicas de archivo. ·        

Técnicas de oficinal        

Digitación o mecanografía. ·        

Uso apropiado de los teléfonos        

Manejo y organización de la agendas        

Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa. ·        

Manejo adecuado de documentos. ·        

Conocimiento y dominio del idioma del país.   

    

Tomado de http://www.iglesiaguadalupechetumal.com

Elaborado por  ILEN LÒPEZ SILVA

administración de oficina

ADMINISTRACIÓN DE OFICINA 

El es el área funcional de toda organización en la que convergen todas las demás áreas de una empresa. Es el centro motor en que las personas interactúan, desarrollan procesos y se administra información. Las oficinas se ve afectada por el entorno social, comunal y profesional.

Administrar  el recurso humano con éxito y contar con empleados felices dependerá de múltiples destrezas, pero en especial dependerá de tres aspectos:

·         Ser ejemplo personal y profesional

·         Ser respetuoso de los derechos de quienes supervise y dirige

·         Trabajar con amor y entusiasmo

El ambiente laboral debe proveer para el logro de las metas profesionales y persónales de cada empleado. 

tomado de profavilmaris.wordpress.com

Elaborado por ILEN LÒPEZ SILVA